小さな会社のAI利用ルールの作り方｜最初に決める5つのこと

結論から言うと、小さな会社がAIを使い始めるときは、「使ってよいサービス」「入れてはいけない情報」「出力の確認者」「著作権や他社の文章の扱い」「相談先と見直しの時期」の5つを決め、1枚の表にまとめておくと動きやすくなります。 分厚い規程は要りません。法律にかかわる点は、この記事では断定せず、最終判断は弁護士などの専門家に確認してください。

手順は4つです。

1. 社内で、すでにAIを使っている人と使い方を聞き取る
2. 5つの項目を、1つずつ決める
3. 1枚のルール表にして、全員に配る
4. 見直しの時期を決め、困ったときの相談先を知らせる

この記事の例は、すべて架空です。会社ごとに事情は違うため、自社に合わせて読み替えてください。

AI利用ルールで、最初に決めるのは何？

使ってよいサービス、入れてはいけない情報、出力の確認者、著作権や他社の文章の扱い、相談先と見直しの時期の5つです。 この5つがあれば、迷ったときの目安になります。

決めること	決める内容	決める人の例
1 使ってよいサービス	会社として認めるAIの名前と、使い方の範囲	社長、または担当者
2 入れてはいけない情報	顧客情報・個人情報・機密など、入力しないもの	社長と、情報の管理担当
3 出力の確認者	AIの答えを、使う前に確かめる人	各課の責任者
4 著作権や他社の文章の扱い	他社の文章や画像をAIに入れる・使うときの決まり	社長と、専門家への確認
5 相談先と見直しの時期	迷ったときの窓口と、ルールを見直す日	社長、または担当者

どのAIサービスを使ってよいか、どう決めるの？

会社として認めるサービスを数を絞って決め、それ以外は、使う前に相談してもらいます。 無料か有料か、仕事で使うアカウントが会社の名義かどうかで、入力した内容の扱いが変わることがあります。学習への利用や履歴の保存は、サービスや設定、プランごとに違います。公式ページで、担当者が確かめてください。

• 会社で認めるサービスの名前を、表に書く
• 仕事で使うアカウントは、できるだけ会社の名義で作る（退職のときに困りにくくなります。詳しくは「退職時のアカウント・パソコン引き継ぎ｜小さな会社の手順と一覧表」）
• 個人のアカウントで仕事のAIを使うかどうかを、先に決める
• 新しいサービスを使いたいときの連絡先を決める

AIに入れてはいけない情報は、どう決めるの？

「顧客情報」「個人情報」「機密」の3つを、入れない情報として具体例つきで書き出します。 抽象的な言葉だけだと、現場で判断が分かれるためです。

区分	例（架空）	扱い
顧客情報	顧客Aの会社名・担当者名・取引の金額	入れない（伏せ字にしても、中身が分かるものは入れない）
個人情報	社員や顧客の氏名・住所・電話番号・メールアドレス	入れない
機密	未発表の企画、価格表、契約書、社外に出していない資料	入れない
入れてよいもの	一般的な質問、A課の仕事の流れを伏せ字にした説明	内容を確かめてから入れる

伏せ方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」で説明しています。個人情報の扱いは、個人情報保護法などの法律にかかわります。どこまでが個人情報にあたるかなどの判断は、弁護士などの専門家に確認してください。

AIの出力は、誰が確かめるの？

AIを使った本人が確かめ、社外に出す文書は各課の責任者も確かめる形にします。 AIは、間違いをもっともらしく書くことがあります。社外に出す文書は、特に確かめる人を決めておきます。

• 社内だけで使うメモ：使った本人が確かめる
• 取引先や顧客に出す文書：本人に加えて、責任者が確かめる
• 数字・日付・固有名詞：元の資料と見比べる
• 確かめた人の名前を、文書の控えなどに残す

著作権や他社の文章は、どう扱うと決めるの？

他社の文章や画像を、そのままAIに入れたり、AIが出した文章をそのまま使ったりしないことを、基本の目安にします。 ただし、何が許されるかは、ケースによって違います。著作権法などの判断は、この記事では断定しません。自社のケースで迷うときは、弁護士などの専門家に確認してください。

• 他社の文章をAIに入れる：社外の資料は、入れる前に責任者に相談する
• AIが出した文章を使う：他社の文章に似ていないか、責任者が確かめる
• AIで作った画像を使う：使う場面を、先に責任者に伝える
• 迷ったとき：専門家に確認する

相談先と見直しの時期は、どう決めるの？

迷ったときの窓口を1つに決め、見直しの日を、最初から予定表に入れます。 AIのサービスは、短い間に機能や規約が変わることがあります。

• 相談先：社長や担当者の名前を、ルール表に書く
• 見直しの時期：半年に1回、または新しいサービスを導入したとき
• 事故が起きたとき：すぐ責任者に知らせる（隠さなくてよい空気を作る）
• 専門家：法律や契約にかかわる点は、顧問の弁護士など、決まった窓口に確認する

1枚にまとめるルール表は、どう作るの？

5つの項目を、「ルール」「迷ったとき」の2列で1枚にします。 次は架空の例です。会社に合わせて書き換えてください。

項目	ルール（例）	迷ったとき
使ってよいサービス	会社が認めたサービスのみ。アカウントは会社の名義	担当者に聞く
入れてはいけない情報	顧客情報・個人情報・機密は入れない	入れずに、責任者に聞く
出力の確認者	社外に出すものは、本人と責任者が確かめる	責任者に聞く
著作権・他社の文章	他社の文章は、入れる前に相談する	専門家に確認
相談先・見直し	窓口は担当者。半年に1回見直す	窓口に連絡

表の下に「このルールは、法律の判断ではありません。法律に関わる点は、専門家に確認します」と一文を入れておくと、読む人に伝わりやすくなります。

結局、AI利用ルールは、何から決めればよいの？

まず「入れてはいけない情報」を、具体例つきで決めます。 事故につながりやすいのは、ここだと考えるからです。

最初から完璧なルールは要りません。1枚の表で始めて、使いながら直していけば十分です。まず、社内で「AIをもう使っている人はいますか」と聞くところから始めてみてください。使っている実態が分かれば、ルールも作りやすくなります。

よくある質問

従業員が数人でも、AIのルールは必要ですか？

人数が少なくても、決めておくと安心です。顧客情報をうっかり入れてしまう場面は、人数に関係なく起こり得ます。1枚の表で十分なので、短いものから始めてください。

ルールを作ったあと、守られているかをどう確かめればよいですか？

責任者が、半年に1回などの見直しの日に、使っているサービスと使い方を聞き取ります。責めるためではなく、ルールが現場に合っているかを確かめるために行います。合わない所は、表を直してください。

ルールの内容が法律に合っているか、どう確かめればよいですか？

この記事は、法律の判断ではありません。個人情報保護法や著作権法など、法律にかかわる点は、弁護士などの専門家に確認してください。ルール表の案をAIで整えることはできますが、AIが「問題ありません」と答えても、専門家の確認の代わりにはなりません。