年末のあいさつ文を取引先に送る｜AIで下書きする頼み方と注意点

結論から言うと、取引先向けの年末のあいさつ・お礼状・年賀状の文面・年末年始の休業のお知らせは、AIに下書きを頼むと、ゼロから考える手間が減ります。 そのうえで、相手ごとに一文を足し、敬語や時候のあいさつはAIの答えを人が確かめます。取引先名・担当者名・取引の中身はAIに入れず、「A社」「B様」のように伏せて、仕上げのときに書き足してください。送る前には、宛名と日付を確認します。

手順は5つです。

1. 送る文書の種類を決める
2. 伝えたいことを、伏せ字で短いメモにする
3. AIに下書きを頼む
4. 相手ごとに、一文を足す
5. 敬語・時候のあいさつ・宛名・日付を確かめて送る

この記事の例は、すべて架空です。

年末の取引先向け文書は、AIでどこまで下書きできるの？

文面の骨組みと、言い換えの案までが、AIの手伝える範囲です。 休業の期間や取引先とのやり取りは、会社の人にしか分かりません。

文書の種類	使う場面	AIに頼むこと
年末のあいさつ	年内の最後の連絡	感謝と来年のお願いの文面
お礼状	今年の取引へのお礼	短いお礼の文面
年賀状の文面	新年のあいさつ	ひとこと添える言葉の案
年末年始の休業のお知らせ	休みの期間の案内	期間以外の文面（期間は人が入れる）

同じメールでも、問い合わせへの返信は「小さな会社の問い合わせメール、AIで返信下書き｜3つの注意点」、見積書や請求書を送るときは「見積書・請求書の送付メールをAIで整える｜小さな会社の始め方と注意点」で書きました。この記事は、一年に一度の季節のあいさつが中心です。ChatGPT、Gemini、Copilotなどで試せます（機能や料金はサービスごとに違います）。

どんな順番で、AIに下書きを頼めばよいの？

文書の種類を決め、伏せ字のメモを渡して、「書かれていないことは足さない」と書き添えて頼みます。 メモには、次の4つがあれば足ります。

• 文書の種類（例：年末のあいさつ）
• 相手との関係（例：長く取引のあるA社。実名は入れない）
• 伝えたいこと（例：今年のお礼と、来年もよろしくという気持ち）
• 形（例：5文以内、ていねいな言葉）

休業の期間や日付は、AIに決めてもらわず、【 】のままにしておきます。

年末のあいさつ文・お礼状・休業のお知らせは、AIにどう頼めばよいの？

文書ごとに、長さと入れたい内容を伝えます。 【 】は、ご自分の内容に差し替えてください。名前は、すべて架空です。

年末のあいさつ文を頼むとき

A社に送る、年末のあいさつ文を5文以内で書いてください。今年のお礼と、来年もよろしくという気持ちを入れてください。日付や担当者名は【　】のままにしてください。書かれていないことは足さず、分からない所は「※あとで確認」と書いてください。

お礼状を頼むとき

今年の取引へのお礼状を、B様向けに4文以内で書いてください。具体的な取引の内容は書かず、【ここに一文を足す】という空欄を1つ作ってください。

年賀状のひとことを頼むとき

取引先に送る年賀状に添える、ひとことの案を3つ挙げてください。堅すぎない、ていねいな言葉でお願いします。

休業のお知らせを頼むとき

年末年始の休業のお知らせ文を作ってください。休業の期間と、連絡先は【　】のままにしてください。休み明けの対応は、「順次対応します」という言い方にしてください。

相手ごとに一文を足すには、どうすればよいの？

AIの下書きに、相手との実際のやり取りを、人が一文だけ足します。 AIは、あなたと相手の関係を知りません。思い出や出来事をAIに作らせると、事実と違うことが入るおそれがあります。

相手（架空）	足す一文の例	気をつけること
長く取引のあるA社	「今年も、細かなご相談に応じていただき、ありがとうございました。」	本当にあったことだけ書く
今年始まったB様	「初めてのご依頼から、ご一緒できたことに感謝しています。」	取引の中身は書かない

足す一文は、短くて構いません。1通ごとに変えると、気持ちが伝わりやすくなります。

敬語や時候のあいさつは、AIの答えを信じてよいの？

そのまま信じず、人が確かめてください。 敬語や時候のあいさつは、使う時期や相手、業界によって、合う言い方が変わります。AIが出した言葉が、今の時期や相手に合っているとは限りません。

• 二重の敬語になっていないか、声に出して読んで確かめる
• 時候のあいさつは、手紙の文例集や、過去に取引先から届いた文書と見比べる
• 相手が喪中のときは、新年を祝う言葉が合わない場合がある（年賀状を控え、松の内が明けてから寒中見舞いを送る形がよく使われる）

AIが「問題ありません」と答えても、失礼がないという意味ではありません。

取引先名や取引の中身は、AIに入れてもよいの？

入れないでください。 打ち込んだ内容は、サービス会社のコンピューターに送られるのが一般的です。学習に使うかどうかは、サービスやプラン、設定ごとに違うので、公式ページで確かめてください。

• 取引先の名前は「A社」、担当者は「B様」と書く
• 取引の内容・金額・納期は、AIに入れない
• 担当者の氏名・メールアドレス・電話番号も入れない
• 仕上げのときに、人が正式な名前に書き換える

伏せ方は「社外秘をAIに入れないための3つの型｜「伏せる・丸める・要約する」で仕事に使える範囲が広がる」で説明しています。

送る前に、何を確かめればよいの？

宛名・日付・休業期間・連絡先の4つを元の資料と見比べ、伏せ字が残っていないかも確かめます。 伏せ字を戻したときに、間違いが入りやすいためです。

確かめること	見るところ	確かめる人
宛名	会社名・部署・「様」と「御中」の使い分け	担当者と、もう1人
日付	文書の日付、休業の始まりと終わり	担当者
休業期間・連絡先	会社の予定表、実際の連絡先	責任者
「A社」「B様」の置き忘れ	本文の中に伏せ字が残っていないか	担当者

迷うときは、過去に送った文書を見本にしてください。

結局、年末のあいさつ文は、AIでどう作ればよいの？

種類を1つ決め、伏せ字のメモで下書きを頼み、相手ごとの一文と宛名・日付を人が仕上げます。

AIは、骨組みづくりが得意です。気持ちを込める一文は、あなたにしか書けません。大きな準備は要りません。まず、いちばん付き合いの長い1社を思い浮かべ、「A社に送る、年末のあいさつ文を5文以内で」と頼んでみてください。

よくある質問

年賀状は、AIで作った文をそのまま印刷してもよいですか？

おすすめしません。賀詞（新年を祝う言葉）や敬語、宛名の書き方を、人が確かめてから使ってください。手書きのひとことを添えると、気持ちが伝わりやすくなります。

休業のお知らせの日付は、AIに決めてもらってもよいですか？

決めてもらわないでください。休業の期間は、会社の予定をもとに人が決め、AIには文面だけを頼みます。AIは、会社の予定を知りません。

取引先ごとに文面を変えないと、失礼になりますか？

全員に同じ文面でも、失礼とは限りません。ただ、相手ごとに一文を足すと、気持ちが伝わりやすくなります。最初は、付き合いの長い数社だけに足す形でも十分です。