年末年始の休業案内をAIで下書き｜小さな会社の文例と確認点

結論から言うと、年末年始の休業案内は「休業期間・問い合わせへの対応・配送や納期への影響・緊急連絡先」の4項目をメモにして、AIに下書きしてもらうと作りやすいと考えています。ただし、日付と曜日は自分で確かめ、社内で確認してから出してください。 個人の連絡先や取引先名は、AIに入れません。

この記事の例は、すべて架空です。会社ごとに事情は違うため、自社に合わせて読み替えてください。

休業案内は、AIに下書きを頼んでよいの？

下書きなら頼めます。 案内の形は毎年ほぼ同じでも、書く場所ごとに言い方を変えるのは手間がかかります。AIは、その書き分けを手伝えます。

悩み	AIに頼めること	自分でやること
毎年、文面を考え直している	4項目から案内文を作ってもらう	今年の日付に直す
媒体ごとに書き直すのが大変	メール・貼り紙などに書き分けてもらう	実際の営業日と照らす
お客様に伝わるか不安	分かりにくい点を指摘してもらう	社内で確認する

ChatGPT、Gemini、Copilotなどで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定、プランごとに違います）。年末のあいさつ文は「年末のあいさつ文を取引先に送る｜AIで下書きする頼み方と注意点」にまとめています。あいさつ文の記事でも休業のお知らせに少し触れていますが、この記事は休業案内だけにしぼって書きました。

休業案内には、何を書けばよいの？

休業期間、問い合わせへの対応、配送や納期への影響、緊急連絡先の4項目です。 この4つがそろうと、お客様や取引先が「いつから、何ができないか」を判断しやすくなると考えています。

項目	書く内容	確認すること
休業期間	最後の営業日と、再開日	日付と曜日が合っているか
問い合わせへの対応	メールや電話の返信の時期	休業中の対応方法を社内で決めたか
配送や納期への影響	発送や納品の締め切り、再開後の予定	運送会社や仕入れ先の予定と合うか
緊急連絡先	緊急時だけの連絡の方法	公開してよい連絡先か

頼み方は、どう書けばよいの？

4項目のメモと、書く場所、条件を伝えます。 【 】は、自社の内容に差し替えてください。例は架空です。

小さな【雑貨店】の、年末年始の休業案内を作ってください。取引先やお客様に向けた、丁寧で短い文にしてください。 休業期間：【最終営業日と再開日は私が入れるので空けておいてください】 問い合わせ：【休業中のメールは、再開後に順番に返信します】 配送や納期：【発送の締め切りは後で入れます】 緊急連絡先：【緊急時のみ、メールで連絡】 条件：書いていない事実は足さず、分からない所は「※あとで確認」と書いてください。会社名は入れず、「A社」と書いてください。

返ってくる案の形や長さは、サービスによって違います。思ったとおりにならないときは、「もっと短く」「やさしい言葉で」のように条件を足してみてください。

メール・ホームページ・貼り紙・SNSは、どう書き分ければよいの？

同じ4項目をもとに、場所の特徴に合わせて長さと語り口を変えます。 AIには、書く場所を伝えて頼みます。

書く場所	長さの目安	書き方のポイント
メール	短めから中くらい	件名に「休業のお知らせ」と入れ、冒頭で期間を伝える
ホームページ	中くらい	見出しを付け、4項目を箇条書きにする。載せる文章の見直し方は「ホームページの文章をAIで見直す｜小さな会社の点検手順と注意点」も参考に
店頭の貼り紙	短め	大きな字で期間を先に、詳しいことは省く
SNS	短め	休業の期間と再開日を先に書き、写真や言い回しは親しみやすく。投稿文の作り方は「小さな店のSNS投稿文をAIで下書きする：始め方と3つの注意点」を参照

AIに渡す情報と、伏せる情報は何？

会社として公開している情報は渡し、個人の連絡先や取引先の名前は伏せます。 打った内容は、サービス会社のコンピューターに送られるのが一般的です。履歴の保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。

渡してよい情報	伏せる情報	置き換えの例
休業の期間（空欄でも可）	担当者の携帯電話や自宅の連絡先	「緊急連絡先は後で入れます」
営業時間や問い合わせ方法	取引先や顧客の名前	「A社」「顧客A」
配送の締め切りの考え方	契約の条件や価格	「納期に影響が出ることがあります」

日付と曜日は、どう確かめるの？

AIに任せず、カレンダーを見て自分で確かめます。 AIは、日付と曜日の組み合わせを間違えることがあるためです。

• 最終営業日と再開日が、カレンダーの曜日と合っているか
• メール・ホームページ・貼り紙・SNSで、日付が同じか
• 配送の締め切りが、運送会社の案内と合っているか
• 「年内」「年明け」など、あいまいな言葉を日付に直したか

出す前に、社内で何を確認すればよいの？

休業期間、問い合わせの対応、配送や納期、緊急連絡先の4点を、社内で確認してから出します。 案内は一度出すと、取引先やお客様が予定を組む前提になることがあります。

• 休業期間：社長や担当者の間で、日付の認識がそろっているか
• 問い合わせ：休業中に誰が見るか、返信はいつ頃にするか
• 配送や納期：発送の締め切りと再開後の予定が、運送会社や仕入れ先と合っているか
• 緊急連絡先：載せてよい連絡先か、載せないなら代わりの方法は何か

AIの下書きは、社内で見てもらってから、各媒体に出してください。

結局、休業案内はどう作ればよいの？

4項目のメモをAIに渡して下書きを作り、媒体ごとに書き分け、日付と曜日を自分で確かめ、社内で確認してから出します。 個人の連絡先や取引先名は、入れません。

年末は、ただでさえ慌ただしい時期です。文面づくりをAIに少し手伝ってもらい、確認に時間を使うのも一つの考え方です。まず、今年の休業期間と再開日を、カレンダーで確かめるところから始めてみてください。

よくある質問

AIが書いた休業案内を、そのまま出してもよいですか？

そのまま出すことはおすすめしません。日付と曜日、配送の締め切り、緊急連絡先が合っているかを自分で確かめ、社内で確認してから出してください。

休業の日付がまだ決まっていないときは、どうすればよいですか？

日付の部分は空けたまま、「※あとで確認」と書いてもらう形で下書きを作れます。日付が決まってから、自分で入れて、カレンダーで曜日を確かめてください。

緊急連絡先は、どこまで載せればよいですか？

会社として公開してよい連絡先かどうかで決めます。個人の携帯電話などは、載せる前に社内で確認してください。載せない場合は、メールなど別の方法を案内する形もあります。