新人向けの社内用語集をAIで作る｜小さな会社の進め方

結論から言うと、社内用語集は、「集める→AIで説明文の下書き→担当者が確認→新人に使ってもらって直す」の4つの順に、AIに手伝ってもらえると考えています。ただし、取引先名・顧客名・社外秘の手順はAIに渡さず、「A社」「Aさん」のような伏せ字に置き換えてください。AIの説明は、社内での使い方と違わないか、担当者が確かめます。

この記事の例は、すべて架空です。会社ごとに事情は違うため、自社に合わせて読み替えてください。

社内用語集は、AIに頼んでよいの？

説明文の下書きなら頼めます。 社内の略語や呼び方は、先輩には当たり前でも、新人には分からないことがあります。

悩み	AIに頼めること	担当者がやること
用語の説明を書く時間がない	説明文の下書きを出してもらう	社内での意味と合うか確かめる
説明が分かりにくい	新人向けの言葉に言い換えてもらう	実際の使い方を足す
使う場面が伝わらない	例文の案を出してもらう	実際の場面に直す

ChatGPT、Gemini、Copilotなどで試せます（機能や料金、データの扱いはサービスや設定、プランごとに違います）。AIは、自社の本当の使い方を知りません。

どんな流れで作ればよいの？

用語を集め、AIで下書きし、担当者が確認し、新人に使ってもらって直す順に進めます。 流れは4つです。

1. 社内で使う略語・業界用語・独自の呼び方を集める
2. 社内での意味のメモを添えて、AIに説明文の下書きを頼む
3. 担当者が、社内での使い方と違わないか確認する
4. 新人に使ってもらい、分かりにくい所を直す

用語は、どう集めればよいの？

先輩の話や、新人からの質問の中から拾います。 新人が「それは何ですか」と聞いた言葉は、用語集に載せる候補だと考えています。

• 朝礼や会議で出た、略語や呼び方を書き留める
• 新人に、分からなかった言葉を一言ずつ聞く
• 最初は20個ほどに絞り、少しずつ増やす

AIに渡す情報と、伏せる情報は何？

用語と、社外秘を含まない社内での意味のメモは渡し、取引先名・顧客名・社外秘の手順は伏せます。 履歴の保存や学習への利用は、サービスや設定、プランごとに違います。

渡してよい情報	伏せる情報	置き換えの例
用語と、社外秘を含まない社内での意味のメモ	取引先の名前	「A社」
業種と、説明文の口調	顧客の名前・連絡先	「お客様」
使う場面のあらまし	社外秘の手順や数字	「（社内の手順・省略）」
先輩や新人の役割	社員の個人名	先輩は「Aさん」、新人は「Bさん」

会社として何を入れないかは、先に決めておくと迷いません。社内の手順を文章にする考え方は「社内マニュアルをAIで作る｜小さな会社の始め方と注意点」と共通します。

AIには、どう頼めばよいの？

「用語」「社内での意味のメモ」「条件」の3つを伝えます。 【 】は、自社の内容に差し替えてください。ただし「A社」「Aさん」「Bさん」のような伏せ字は、実名に戻さずそのまま使ってください。例は架空です。

説明文を頼むとき

用語：【「持ち出しボックス」】。 社内での意味のメモ：【外に出る人が、その日使う資料を入れる箱】。 条件：新人向けに、100字以内で説明してください。書いていない事実は足さず、分からない所は「※あとで確認」と書いてください。

言い換えを頼むとき

用語：【「朝イチ連絡」】。 社内での意味のメモ：【始業後、最初に取引先のA社へ電話すること】。 条件：新人のBさんに向けて、やさしい言葉に言い換えてください。意味は変えず、分からない所は「※あとで確認」と書いてください。

例文を頼むとき

用語：【「引き継ぎメモ」】。 社内での意味のメモ：【担当を替わるとき、先輩のAさんが後任に渡す紙】。 条件：使い方の例文を2つ、短く作ってください。書いていない事実は足さず、分からない所は「※あとで確認」と書いてください。

案の形や長さは、サービスによって違います。思ったとおりにならないときは、「もっと短く」のように条件を足してみてください。よくある質問を集めて整える方法は「社内FAQをAIで作る方法｜小さな会社の質問集づくりの手順と注意点」にまとめています。

AIの説明は、どこを確認すればよいの？

3点を、担当者が確かめます。 AIは、一般的な意味を書いてしまい、社内での使い方と違う説明を作ることがあるためです。

確認すること	見直しの方法
社内での意味と合っているか	用語を使っている先輩に読んでもらう
使う場面や相手が合っているか	実際の会話や書類と照らす
古くなっていないか	現在の手順や呼び方と照らす

用語集は、どこに置いて、誰が更新すればよいの？

新人がすぐ開ける場所に置き、更新の担当を1人決めます。 担当が決まっていないと、用語が増えても書き足されないことがあるためです。

• 置き場所：共有フォルダや社内の連絡ツールなど、新人が自分で開ける場所
• 更新担当：1人を決め、新しい用語が出たら書き足す
• 見直し：半年に1回など、日を決めて読み直す

研修で使う資料づくりは「社内研修の資料をAIで作る｜小さな会社の進め方と確認点」も参考になります。

結局、社内用語集はAIでどう作ればよいの？

用語を集め、AIで説明文を下書きし、担当者が確認し、新人に使ってもらって直します。 取引先名・顧客名・社外秘の手順は、渡しません。

まず、新人に「分からなかった言葉」を3つ聞いて、メモするところから始めてみてください。

よくある質問

取引先名が入った資料を、そのままAIに貼ってもよいですか？

おすすめしません。取引先名は「A社」に置き換え、社外秘の手順は省いて、意味のメモだけを渡してください。

AIが作った説明を、そのまま新人に渡してもよいですか？

そのまま渡すことはおすすめしません。社内での使い方と違わないかを担当者が確かめ、必要な所は自社の言葉に直してください。

用語集は、一度作れば終わりですか？

終わりとは限りません。用語や手順は変わることがあるため、更新の担当を決め、日を決めて見直してください。